Service hotline : une aide à la conversion

Depuis quelques années, mettre l'accent sur l'expérience client était la principale priorité de nombreuses entreprises. C'est parfaitement logique : si un client a une bonne expérience, il est plus susceptible d'être heureux et d’être fidèle à la marque. En tant que chefs d’entreprise, il est toujours important de savoir se démarquer, faire quelque chose de mieux que la concurrence à commencer par fournir un meilleur service client. En effet, l’une des plus grandes tendances en matière de service client consiste à être plus réactive avec les clients. Comment ? Avec un support hotline performant et efficace.

Hotline : les bonnes pratiques pour répondre aux clients

Vous travaillez au département hotline ? Parler au téléphone avec un client peut souvent être une tâche difficile. Sans voir le visage d’un individu, les messages peuvent s’embrouiller et les significations mal interprétées. Pour améliorer vos compétences en communication téléphonique, assurez-vous de maîtriser les conseils suivants pour améliorer votre prestation hotline :

1. Adoptez un ton positif et engageant

Le fait de projeter un ton enthousiaste, naturel et attentif au téléphone peut aider un client à se sentir à l'aise pendant une conversation. Lorsque vous répondez au téléphone, souriez lorsque vous saluez la personne sur l’autre ligne. Même s’il s’agit peut-être d’un cliché, on peut vraiment entendre un sourire au téléphone. Le fait de sourire dès que vous vous connectez avec le client commence positivement l’interaction et crée un espace pour un échange productif et amical. Si vous travaillez depuis peu dans la hotline, soyez conscient de vos qualités vocales tout au long de chaque appel. Contrôlez votre débit de parole, votre tonalité et votre timbre général.

2. Utilisez leur nom

Dès que vous recevez un nom de client, utilisez-le. Notez les initiales de la personne afin de "monogrammer" l'appel. Cela vous aidera à vous rappeler le nom du client et personnalisera l’appel pour vous.

3. Faites une énonciation claire

La capacité de comprendre ce que quelqu'un dit au téléphone sépare une conversation productive d'une conversation tendue. En tant qu’agent hotline, chaque fois que vous êtes au téléphone, parlez clairement. Énoncez et utilisez des mots et des expressions simples. Ne pas utiliser un vocabulaire trop complexe ou un jargon.

4. Soyez et restez sincère !

Essayez d’éviter les salutations préétablies, qui sont généralement artificielles et inauthentiques. Indiquez le nom de la société, votre nom et offrez votre assistance dès que vous répondez au téléphone. Si vous recevez un appel transféré et que vous travaillez au service hotline, indiquez le nom du département auquel vous appartenez afin de donner au client les informations appropriées. Cela facilitera l'échange avec le client et lui permettra de savoir que vous êtes calme et prêt à l'aider. Assurez-vous de les formuler de manière positive, car vous ne voulez pas injecter de négativité dans l’échange. Répondre aux questions des clients avec sincérité et positivité les satisfera non seulement à la fin de la conversation, mais contribuera également à calmer un appelant en colère.

5. Laisser le client satisfait

Terminer une conversation sur une bonne note peut créer une positivité durable et un client satisfait. Pour que l'appel téléphonique se termine bien, assurez-vous que l'appelant comprend les informations que vous avez transmises avant de raccrocher. En outre, fournissez toutes les informations dont le client pourrait avoir besoin à l'avenir.

Des bonnes pratiques qui aideront votre entreprise à offrir un service hotline réellement à l’écoute et vous faire gagner plus de notoriété.